Çalışanlar İçin Sosyal Medya Kılavuzu Oluşturmak

0

Deloitte’un yaptığı bir ankete göre, şirketlerin sadece %22’sinin yürürlükte olan bir sosyal medya kılavuzu ya da politikası vardır. Kılavuz olmadan, çalışanlar ile yöneticiler neye izin verip neye verilmediğini bilemezler. Herhangi bir olayda yöneticiler sorunu -ya da hiçbir sorun olmadığını-saptayıp bir sonraki adımla ilgili bilgi alabilmek için kılavuza başvurabilmelidirler. Tersi durumda yöneticiler, genel stratejiye uyumlu ve iyi düşünülmüş tepkide bulunmak yerine anlık kararlar alacaklardır. Teknolojinin içinde yaşayan birçok kişi bile, bazı şeyleri anladığını düşünmesine rağmen, anladığını zannediyor ama başkalarına anlatamıyor ya da bazen kendisi bile ne anladığını yeterince bilemeyebiliyor.

 

Birçok şirketin birbirinden farklı onlarca sosyal medya politikası ve kılavuzu bulunmaktadır. Mesela Intel’in (http://www.intel.com.tr/content/www/tr/tr/legal/intel-social-media-guidelines.html) resmi kılavuzu, Intel bünyesindeki sosyal medyaya yöneliktir. Yani bu kılavuz, bloglar, wikier, sosyal ağlar, sanal ağlar veya intel.com bünyesinde veya farklı yerlerdeki sosyal medyada içerik oluşturan veya katkıda bulunan tüm Intel çalışanlarını ve yüklenicilerine yöneliktir. Bir başka örnekte ise, İngiltere’de yayın yapan Sky News televizyonu, çalışanlarının sosyal paylaşım sitesi Twitter’ı kullanımına sınırlama getirdi. Bu sınırlama hazırlanan bir sosyal-medya çizelgesi ile çalışanlara e-posta yoluyla duyuruldu. Buna göre, gazeteciler son dakika haberlerini bile Twitter’a yazmadan önce haber merkezine danışmak zorunda kalacak ve çalışanlar iş dışında konularla ilgili tweet atamayacaklar ve SKY News çalışanı olmayan kişilerin ve rakip gazetecilerin yazdıkları iletileri retweet  edemeyecekler.

SKY News’de alınan bu karardan sadece bir gün sonra BBC sosyal medya kılavuzunu açıkladı. BBC bünyesinde çalışan gazeteciler, bundan sonra Twitter üzerinde yeni bir gelişmeyi veya güncellenmiş bir haberi paylaşmadan önce, bu bilgiyi çalıştıkları ofisteki arkadaşlarına bildirmek zorunda. Buradaki amaç, yeni  gelişme ve güncellemelerin Twitter’dan önce kendi hesabına düşmesini amaçlıyordu.

Sosyal Medya Kılavuzu oluşturmak için bir çok şirkette çok ciddi çabalar var ve bu kılavuzu izleyen unsurlarda oldukça önemli bileşenler. Öncelikle, eğer bir kılavuz oluşturmak istiyorsanız, doğru bir tavırla başlamak çok önemlidir. Şirketin geneline bir kılavuz yayınlayacaksanız, teşvik ve destek ifadeleriyle başlamanızda fayda var. Özellikle Y kuşağı çalışanların çok olduğu şirketlerde, çalışanlarınızın sosyal teknolojiler konusunda hevesli olduğunu kabul etmelisiniz. Burada çalışanlara, sosyal teknolojileri kullanarak müşterilere ve diğer sosyal paydaşlara daha açık olmalarının istendiğini belirtin ama sınırları da bu esnada bildirin.

Örneğin; HP, sosyal medya sitelerinin değerini bilir ve popülerliği gittikçe artan bu iletişim ile öğrenme araçlarının çalışanları tarafından sorumluluk duygusuyla kullanılmalarını destekler. HP çalışanları blog dünyasında ve sosyal medya sitelerinde aktif yer alarak müşterilerle, olası müşterilerle, iş ortaklarıyla ve halkla doğrudan, açık ve gerçek zamanlı etkileşime girerler. Bu son derece kişisel olan bilgi ve fikir alışverişi, iş yapma tarzını tanımlayan işbirlikçi, müşteri odaklı yaklaşımı yansıtır.

Sosyal medyada kurulan etkili yakın ilişkiler şirketimize, ürünlerimize ve hizmetlerimize ilgi yaratır ve var olan ilgiyi derinleştirir. Acil konular ile kaygılar hakkında bilgi edinmemizi ve bunlara çok çabuk tepkide bulunmamızı sağlar. HP’nin ve çalışanlarının, bugünün dinamik teknoloji dünyasında düşünce liderleri olarak yer almalarına yardımcı olur.

(http://h30507.www3.hp.com/hpblogs/attachments/hpblogs/BusinessAnswers/469/1/HP%20Social%20Media%20Guide%20v2.pdf)

Kılavuzun Amacı

Bu politikanın ne zaman ve kimin için geçerli olduğunu açıklamak önemlidir. Kuruluşun neden bir sosyal medya kılavuzuna ihtiyacı olduğunu ve bunun özellikle kişinin sosyal medyayı kişisel olarak kullandığı zaman geçerli olduğunu açıklamak gerekir. Bu kullanım sosyal medyanın iş kimliğiyle kullanıldığı durumdan belirgin bir şekilde farklı olabilir; böyle durumlar içini özel eğitimin yanı sıra ek kurallar ve en iyi uygulamalar listesi sunmanız sizin için faydalı olabilir.

Yöneticilerin ve şirketin diğer kademelerinde çalışan herkesin bir şeye izin verilip verilmediğini anlamak için bu kılavuza başvurabileceğini unutmayın. Kılavuzun kolay bir başvuru kaynağı olmasına, bir çok örnek ve senaryo içermesine dikkat edin.

Kılavuzlar ek kaynak içermelidir; Örneğin; eğer bir çalışanın aktivitelerinden dolayı şirketin dışında bir tepki oluşmuşsa halkla ilişkilerden temas edilecek kişi belirtilmiş olmalıdır. Ve eğer çalışanların kılavuzla ilgili soruları varsa bunları gizlilik içinde yöneltebilecekleri, cezalandırma riski taşımayan, kendi yöneticileri dışında bir kaynak bulunmalıdır. Kılavuzda eğitim kaynakları, en iyi uygulamalar kılavuzu ve şirket içi uzmanlar da listelenebilir. Ayrıca ideal durum, kılavuzu iyileştirme önerilerinin gönderilebileceği bir yerin ve gelecekteki değişikliklerin nasıl yapılacağına dair bilginin belirtilmesidir.

 

 

Sosyal Medya Kılavuzu Kontrol Listesi

şirketinizde bir sosyal medya kılavuzu oluşturmak istiyorsanız, nelere dikkat etmelisiniz ve hangi yoldan gitmelisiniz konusunda bilgi vermek amacıyla bir Liste hazırladım. Bu listeyi adım adım takip ederek, şirketinize uygun bir Sosyal Medya Kılavuzu oluşturabilirsiniz.

Giriş

  • Kullandığınız diliniz teşvik edici ve destekleyici olsun – sosyal teknolojiler neden önemlidir? belirtmenizde fayda var.
  • Kılavuzun kuralları ne zaman uygulanır? netleştirmeniz önemli.
    • Eğer çalışanlardan biri, kuruluşunuz ile ilintili bir şey yayınlarsa, bu sosyal teknolojilerin kişisel kullanımına girer.
    • Eğer çalışanlardan biri iş kimliği ile bir şey yayınlarsa, sosyal teknolojilerin iş kimliğiyle kullanım kurallarını belirlemelisiniz.

Kılavuz Kurallar

  • Kimliğiniz Ne Zaman Nasıl Ne Kadar Şeffaf
    • Çalışan olarak kimliğin hangi durumlarda açıklanacağı ya da açıklanmayacağı mutlaka kılavuzla belirlenmeli.
    • Kuruluşla ilgili konuları tartışırken kesinlikle kimlik açıklanmalı.
    • Konunuz başkalarının da bilmesi gereken potansiyel çıkar çatışmaları ise kimlik açıklanmalı.

 

  • Sorumluluk Nerede Ne Kadar?
    • Şirket adına ya da kendi adına yazdıklarınızın sorumluluklarını alın, anonim ya da isimsiz şeyler yazmamanızda fayda var.
    • Hangi sözü kimin söylediğinin belirtilmesinde fayda var, sizin sözleriniz ayrı, kurum adına yazdıklarınız ayrı olmalı.
    • Sizinle çalışan müşterilere, aynı bölümde, aynı şirkette çalıştığınız ve beraber iş yaptığınız arkadaşlarınıza ve en önemlisi rakiplerinize saygılı olmanız gerekir.
    • Üyesi olduğunuz ve hayatınızda yer alan sosyal medyanın mevcut ya da gelecekteki işinize engel olmasına izin vermeyin.
  • Gizlilik
    • Çalışmış olduğunuz şirkete girerken imzalamış olduğunuz gizlilik anlaşması maddelerini hiçbir zaman unutmayın.
    • Kılavuzda gizlilik ihlalleri nerelerde olabilir mutlaka vurgulayın.
    • Şirketin her kademesindeki tüm çalışanların anlayabileceği bir netlikte, sosyal medyada neyin paylaşılıp neyin paylaşılmayacağını listeleyin.
    • Kuşkuya düştüğünüz herhangi bir noktada mutlaka başvurulacak kişileri listeleyin.

 

Sosyal Medyada Nelere Dikkat Edilmelidir?

  • Tavır
    • Yazdıklarınız bir bütünlük oluşturmalı, bir kişiliğiniz olmalı, tek bir ses oluşturmalısınız.
    • Her durumda her şartta temkinli davranmalısınız; kızgın, kırgın ya da sinirli olduğunuz zaman sosyal medyada yayın yapmayın, status update etmeyin.
  • Kalite
    • Sosyal medyada yazdığınız tüm yazılarda imla ve gramer hatalarına dikkat edin. Hızlıca yazdığınız yazılarda hata ihtimali yüksektir.
    • Yazdıklarınız bir çok konunun arasında sıradan cümleler olmamalı, yazdıklarınıza mutlaka değer katın, sizden bir parça olmalı.
  • Güven Oluşturma
    • Yazdığınız ya da paylaştığınız herhangi bir bilgiye bir yorum ya da soru geldiğinde mutlaka yanıtlayın.
    • Her şeyi biliyormuş gibi davranmayın, gerçekten iyi bildiğiniz konularda konuşun.
    • Verdiğiniz bilginin doğruluğunu kanıtlamak için, yazdığınız ya da verdiğiniz bilgilerle ilgili olarak destekleyici linkleri de yayınlayın.
    • Yazdıklarınız ve /veya yayınladıklarınızda bir hata olursa, hatanızı kabul edin ve bunu da mutlaka sosyal medya hesaplarınızda yayınlayın.
  • Dikkatsizlikler ve Sonuçları
    • Şirketin ne zaman, nereden, nasıl bir talepte bulunacağını belirleyin.
    • Olası bir durumda Yöneticilerinizin izleyeceği süreci belirlemenizde fayda var, panik durumlarında herkes kafasına göre hareket edebilir, bunun önüne geçmenizde fayda var.
    • Çözüm sürecinde her zaman pozitif olun ve içinde bulunduğunuz durum her ne olursa olsun, soğukkanlılığınızı asla yitirmeyin.
  • Ek Kaynaklar Listesi Çıkartın
    • Yöneticiler ve çalışanlar için hukuki temaslar, halkla ilişkiler ve basında ilk etapta ulaşılabilecek, kritik noktalardaki kişilerin listesini her zaman güncel tutun.
    • Hukuki konularda ne tür ihtiyaçlar olabilir, hangi kanun hangi madde, hangi yasa sizi ilgilendirebilir, sizin sektörünüzün ana konuları nelerdir?
    • Tüm bu yukarıdaki süreçler için, şirket genelinde bir eğitim vermekte faydalı olabilir, bu konuyla ilgili farkındalığı arttırmakta fayda var.

 

Aşağıda örnekleriniz görebilirsiniz.

http://www.scribd.com/doc/3283966/The-Essential-Guide-to-Social-Media

http://www.forbes.com/2009/06/30/social-media-guidelines-intelligent-technology-oreilly.html

http://www.briansolis.com/2008/06/essential-guide-to-social-media-free/

http://mashable.com/2009/03/24/brand-influence/

http://thesocialmediaguide.com/download/


Paylaş.

About Author

Marmara Üniversitesi Arşivcilik Bölümünü dereceyle bitirdi, Koray Holding’te iş yaşamına İnsan Kaynakları alanında başladı, 3.5 yıl burada çalıştıktan sonra, Turkcell İnsan Kaynakları Ekibinde öncelikle 3 yıl Turkcell Akademi’nin kuruluş çalışmalarında bulundu, daha sonra İşealım Ekibine geçti, 4 yıl burada görev yaptıktan sonra Organizasyonel Gelişim ve Değişim Ekibinde 1 yıl çalıştı ve Turkcell’den ayrılarak Nortel Networks İnsan Kaynakları Müdürü olarak, Vodafone Türkiye İşeAlım Müdürü olarak çalıştı. Halen Türkiye’nin ilk ve tek bağımsız otomotiv dizayn şirketi olan Hexagon Studio’da IK ve İdari İşler Müdürü olarak çalışmaktadır. PERYÖN (Personel Yönetimi Derneği) üyesidir. İngilizce, Osmanlıca, Farsça bilmektedir. Çalışmanın dışında kalan zamanlarında kitap okumak ve spor yapmak en çok vakit harcadığı alanlardır.

Comments are closed.