Görev Devretmek (Delegasyon)

0

Gelen kutunuz her zaman dolu mu? “Sadece sizin” yapabileceğiniz çalışmalar yüzünden düzenli olarak fazla mesaiye mi kalıyorsunuz? Bu sorulardan birini evet olarak yanıtladıysanız o halde iş yükünüzün bir kısmını dağıtmanızda fayda var.

Görev Devretmek (Delegasyon) size, astlarınıza ve şirketinize pek çok avantaj sunar.

Sizin için: Görev Devretmek (Delegasyon), belli beceri ve yetkinliklerinizi gerektiren projelere odaklanmanıza yönelik zaman kazandırır.

Astlarınız için: Görev Devretmek (Delegasyon), bireylerin varolan becerilerini artırmalarına ve yeni beceriler geliştirmelerine yardımcı olarak motivasyonu artırabilir – ve ayrıca, sizinle grubunuz arasındaki güven ve iletişimi güçlendirebilir.

Şirketiniz için: Etkili bir görev devri, bir görevi doğru düzeydeki doğru kişinin yerine getirmesini ve böylelikle tüm verimliliğin ve üretkenliğin artmasını temin eder.

Bütün bu yararlarına rağmen pek çok yönetici görev devrederken tedirgin olur. Neden mi? Bazıları grup ve proje üzerindeki kontrollerini yitirmekten korkar ve sorumluluktan uzaklaşacağından endişe eder. Zamanı dar olan diğerleri ise, görevi bir başkasına öğretmek için programlarında zaman yaratmaya çalışmaktansa işi kendileri yaparlar. Ve kalanlar da, Görev Devretmek (Delegasyon)ten kaçınırlar, çünkü kötü deneyimler yaşamışlardır – sözgelimi birisine devredilmiş bir görev çok kötü yerine getirilmiştir ya da son teslim tarihi tutturulamamıştır.

Ancak, eğer etkili bir biçimde görev devrederseniz, uzun vadede böylesi korkular nadiren haklı çıkar. Görev Devretmek (Delegasyon)ten pek çok yarar elde etmenize yardımcı olacak bu kılavuz, görev devretme yaklaşımını nasıl seçeceğinizi, başarılı bir Görev Devretmek (Delegasyon) için nasıl bir ön hazırlık yapacağınızı ve devrettiğiniz görevleri nasıl denetleyeceğinizi gösterecektir.

Görev devretmeyi öğrenmek her ne kadar çok çalışmayı gerektirse de, alacağınız karşılık bu kilit iş becerisinde uzmanlaşmak için harcadığınız zamana ve enerjiye değecektir.

 

Görev Devretmek (Delegasyon) Nedir?

En basit haliyle söylemek gerekirse Görev Devretmek (Delegasyon), belli bir görevin ya da projenin bir kişi tarafından bir başka kişiye atanmasını ve görevin atandığı kişinin bu görevi ya da projeyi tamamlama konusunda taahhütte bulunmasını gerektirir.

Bir görev verdiğinizde, bir başka kişiye yalnızca sorumluluk değil aynı zamanda belirlenmiş standartları devam ettirme  konusunda yükümlülük de aktarırsınız. Görev devretme, başarılı yöneticilerin sergilediği en önemli becerilerden biri olduğu gibi, çok çalışan yöneticilerin genellikle ihmal ettiği ya da gözden kaçırdığı becerilerden biridir. Eğer “yapmak” için daha az zaman ve görev atamalarını planlamak, kaynakları düzenlemek ve yardıma ihtiyacı olan insanlara koçluk yapmak için daha fazla zaman harcıyorsanız, etkin biçimde görev devretmeyi biliyorsunuz demektir.

 

Görev Devretmenin Yararları

Etkin görev devretmenin size, çalışanlarınıza ve şirketinize önemli yararlı vardır. Sizinle başlayalım. Görev devrettiğiniz zaman, başkalarının da yapabileceği görevleri yapılacaklar listenizden listenizden çıkararak iş yükünüzü ve stres seviyenizi düşürürsünüz. Bu, belli becerilerinizi ve yetkinliklerinize ihtiyaç duyan projelere odaklanmanız için kullanacağınız zamanı artırır.

Ayrıca planlama, iş analizi yapma, faaliyetleri kontrol etme, kaynakları temin etme ve kilit insan sorunlarıyla ilgilenme gibi daha üst düzey çalışmalarla ilgilenmenize imkan verir.

Görev Devretmek (Delegasyon), sizinle ekibiniz arasındaki güven düzeyini de yükseltir. Güven duymak için önce güven vermelisiniz ve bunun bir yolu Görev Devretmek (Delegasyon)tir. Görev devretmedeki mesaj şudur: “Bu işi başaracağına güveniyorum.” Bu aynı zamanda, ortak çabayla hedeflere nasıl ulaşılacağını herkesin öğrenmesine yardımcı olur.

Görev Devretmek (Delegasyon), çalışanlarınızdan birini terfi ettirmeden önce onun yeteneklerini sınamanın da etkin bir yoludur. Eğer bir çalışana bir dizi görev devrederseniz, kısa süre içinde bu kişinin güçleri ve zayıflıkları hakkında iyi bir fikre sahip olursunuz.

İyi çalışanlar, görevlerin ve projelerin kendilerine devredilmesinden yarar sağlarlar. Her görevlendirme, bir sorumluluğun nasıl üstlenileceğini, işin nasıl planlanacağını öğrenmek için bir fırsattır. Aslında Görev Devretmek (Delegasyon) çalışanlara, yönetim çalışmalarında deneyim kazandırır. Ve insanları geliştirmek de sizin görevinizin bir parçasıdır.

 

Görev Devretme Hakkında Yöneticilerin Genel Endişeleri

Görev Devretmek (Delegasyon) bazı yöneticileri tedirgin eder. Yöneticiler, grup ve proje üzerindeki kontrollerini yitirmekten korkarlar ve sorumluluktan uzaklaşmaktan endişe ederler. Bazen sadece, işi kendilerinin yapmasının çok daha verimli olacağına inanırlar. Ancak uzun vadede, böylesi korkular ve inanışlar nadiren haklı çıkar.

Görev Devretmek (Delegasyon)le ilgili endişelerin yanı sıra pek çok yönetici, görev devretme sürecinde dört sorunla başa çıkmak zorundadır.

İlk olarak, sizin yarı zamanda kolaylıklar yapabileceğinizi bildiğiniz bir ille başka birisinin cebelleşmesini izlemek zordur. Sessiz kalmayı adet edinin; müdahale etmeniz yalnızca astınızın sinirini bozar. Zaman kazanmak istediğinize değinmeye zaten gerek yok!

İpucu: Görevlerin nasıl tamamlanacağı konusunda söz sahibi olma arzunuza son verin. Görev devretmeyi, çalışanlarınızın becerilerini geliştirmenin ve insanların üst düzey yönetime uygun bir şekilde konumlandırmanın bir yolu olarak düşünün. Ve çalışanlarınızın iş bitirme yeteneğine güvenin.

İkinci olarak Görev Devretmek (Delegasyon), yöneticiler için bir tür kimlik bunalımını tetikleyebilir. Bu, uzman rolünden her konuda bilgisi olan genelci rolüne geçmek anlamına gelir. Oysa gerçekte bu, lider olmak anlamına gelir ve liderlerin öyle kesin görev tanımları yoktur. Görev Devretmek (Delegasyon) için, ün kazandığınız belli becerilerden – ve bunları uyguladığınızda elde ettiğiniz doyumdan – vazgeçmelisiniz.

1

Üçüncü olarak, verilen görevleri yerine getirirlerken karşılaştıkları meydan okumalar sayesinde kendilerini geliştirerek sizden daha yüksek yetenek düzeylerine ulaşan

başkalarını izlerken rekabetçi duygulara kapılabilirsiniz. Görev Devretmek (Delegasyon), başkalarının uzman olmasına izin vermek anlamına gelir.

Dördüncü olarak, etkin bir görev devredici olmak tümüyle yeni bir iş öğrenmek anlamına gelir. Günlük ayrıntılarla ve diğer insanların sorunlarıyla uğraşmak yerine,

takımınızın stratejisi açısından nereye yönelmesi gerektiğine odaklanırsınız. Astlarınızla, bu doğrultuda kalmaları yönünde anlaşma sağlar ve takımınızi bu yolda

tutarsınız. Bu yeni işi öğrenmek, rahatlık bölgenizi terk etmek anlamına gelebilir. Bu da liderlik sanatını öğrenmek demektir.

 

Bunlar, özellikle acemi yöneticiler için zorlu meydan okumalardır. Ancak aşağıdaki 3 uygulama, bu meydan okumalara rağmen etkin biçimde görev devretmenize yardımcı olabilir.

1. En iyisini işe alın. Takımınızın toplamı gerçekten de insan kaynaklarıdır ve takımınız, yüksek kaliteli insanlar temelinde, kuruluşa en büyük katkısını sunabilir. Takımınız, şirket içindeki işlevini yerine getirmek için mümkün olan en iyi çalışanlara – yeni görevler alabilecek, bunlardan dersler çıkarabilecek, becerilerini güçlendirebilecek ve güvenilir kararlar alabilecek insanlara – ihtiyaç duyar. Bu nedenle, en üst kalite insanları çekmek için mümkün olan her şeyi yapmalısınız. Yaratıcı olmanız gerekebilir.

2. “Ne ve neden” yönetimi uygulayın. Çalışanlarınız, onlardan nebeklendiğini apaçık bir şekilde anlamadıkları sürece, kendilerini devredilmiş bir görevi etkin biçimde ele alamazlar. Bu görevin takımınız ve şirketiniz için neden önemli olduğunu da bilmeleri gerekir. Hepimiz yaptığımız şeye inanmak ve işimizin önemini bilmek isteriz. “Neden”i bilmek bu ihtiyaçları karşılar.

3. Etkin bir şekilde düşünün. Görev Devretmek (Delegasyon) yoluyla kendi zamanınızın daha fazlasını boşalttığınızda sürekli şu soruyu sorup yanıt arayın: “Sıradaki ne?” Takımınız, nereye doğru gittiğinin açık bir resmi olmadan en iyi performansı yakalayamaz. Üstün başarının itici kuvvetini üreten, işte bu ortak vizyondur. Ancak etkin düşünmek, toplantılara katılmakla, rapor yazmakla ya da diğer günlük meselelerle uğraşmakla ilgili değildir. Şirketinizde ve sektörünüzde olan bitenler üzerine derinlemesine düşünmekle, daha önce dikkate almadığınız fikirleri gündeme getirmekle ve geleceğin olanaklarından heyecan duymakla ilgilidir. Bu amaçla, bu en iyi olduğumuz saatlerde uzun ve kesintisiz zaman dilimleri programlamak anlamına gelse bile, düşünmek için yeterinde zaman ayırın. Sözgelimi, eğer hafta başı sizin için “prime time” ise, pazartesi sabahını düşünme zamanınız olarak programlayın.


Paylaş.

About Author

Marmara Üniversitesi Arşivcilik Bölümünü dereceyle bitirdi, Koray Holding’te iş yaşamına İnsan Kaynakları alanında başladı, 3.5 yıl burada çalıştıktan sonra, Turkcell İnsan Kaynakları Ekibinde öncelikle 3 yıl Turkcell Akademi’nin kuruluş çalışmalarında bulundu, daha sonra İşealım Ekibine geçti, 4 yıl burada görev yaptıktan sonra Organizasyonel Gelişim ve Değişim Ekibinde 1 yıl çalıştı ve Turkcell’den ayrılarak Nortel Networks İnsan Kaynakları Müdürü olarak, Vodafone Türkiye İşeAlım Müdürü olarak çalıştı. Halen Türkiye’nin ilk ve tek bağımsız otomotiv dizayn şirketi olan Hexagon Studio’da IK ve İdari İşler Müdürü olarak çalışmaktadır. PERYÖN (Personel Yönetimi Derneği) üyesidir. İngilizce, Osmanlıca, Farsça bilmektedir. Çalışmanın dışında kalan zamanlarında kitap okumak ve spor yapmak en çok vakit harcadığı alanlardır.

Comments are closed.