Yeni Nesil Çalışan Nasıl Bir İş Ortamı İster?

0

Bugün sizinle pek çoğunuzu bana sorduğu bir konuyla ilgili bilgi paylaşımında bulunmak istiyorum… Y kuşağı ne ister ve ne bekler. 🙂

Yeni Nesil Çalışan Nasıl Bir İş Ortamı İster? Sanal ve sosyal yeni nesil ofis ister!

Asimetrik bir dağılımın faydalı etkileşimleri teşvik etmek yerine baltalama ihtimali çok yüksek. Çalışanların kendilerini dünyanın dört bir köşesindeki meslektaşlarıyla daha yakın hissetmelerini sağlamalarında teknolojinin faydası olabilir, ancak sürekli bağlı kalmak da onların mahremiyetini erozyona uğratarak nihayetinde onları ambale edebilir.

Linkedln, Lotus Notes ve Twitter gibi paylaşım uygulamaları, duvarları yıkabilir, ancak başka duvarlar yaratabilirler: Yanı başındaki insanlarla bile asla etkileşime girmeyecek kadar kendisini dijital dünyaya kaptırmış o kadar çok sanal ekip üyesi gördük ki… Bilhassa da fiziksel ve sanal dünyalar arasındaki sınırlar giderek belirsizleştiğinden, üç öğenin dengelenmesinde kullanılabilecek basit bir formül yoktur. Ancak işin temellerini ve tasarımını zihinlerinde dengeli bir şekilde tutabilen yöneticiler, etkileşimlerde alanların etkilerini anlamak ve öngörmek için daha iyi donanımlı olacak ve kaçınılmaz hatalarla başarılardan çok daha iyi dersler çıkaracaklardır.

Bi müsaade edin!

Müsaade etmenin sosyal boyutu, fiziksel olanından çok daha ağır basar, ancak her ikisi de önemlidir. Belirli bir ortamda uygun davranış tarzlarının neler olabileceği hakkındaki bakış açımızı, kültür ile gelenekler şekillendirir. Bir ofis ortamını, insanların etkileşim için konforlu ve doğal bir alan olarak görebilmeleri için genellikle yönetim tarafından pekiştirilen şirket kültürünün, orayı da benzer şekilde tasarlamış olması gerekir.

Bu durum, “gerçek işlerin” birilerinin masalarında veya toplantı odalarında yapıldığı ve bizim araştırdığımız bir danışmanlık firmasında apaçık görülebiliyordu. Lüks kafeteryası genellikle bomboştu: Çalışanlar içeri giriyor, bir fincan kahve kapıyor ve derhal orayı terk ediyordu. Şirket kültürü onlara orada durup konuşma müsaadesini vermiyordu.

Aksine, gözlemlediğimiz yaratıcı bir işbirliği ortamında, merkezi konumlandırılmış bir kafeteryadaki kanepelerin üzerine yayılmış sohbet eden ve ortak bir ofis alanını paylaşan tasarımcılar, reklamcılar ve mimarlar ise yaratıcı bir sürecin bir parçası ve ürünü gibi duruyorlardı. Bazen bir alandaki insan eliyle yapılmış şeyler de oranın sosyal sıfatını güçlü bir şekilde etkileyebilir.

Üç Fransız şirketinin fotokopi odalarındaki etkileşimleri inceleyen bir araştırmamızda, kendi sıralarının gelmesi için diğerlerinin işlerini bitirmelerini beklemekle birleşen, can sıkıcı fotokopi çekme işinin insanlar arasında gayri resmi etkileşime girmeleri için kendiliğinden bir müsaade yarattığını görmüştük. Burada müsaade anlayışı, fotokopi çekmenin bir iş olarak algılanması gerçeğinden hareketle güç kazanmıştı.

Yönetim, çalışanların kafeteryada “dedikodu” yapmalarını yasaklamış olabilirdi, ancak aynı türden sohbetlerin fotokopi odasında yapılmasında hiçbir sorun yoktu. Müsaade olayı, fiziksel alan, insan eliyle yapılanlar ve şirket kültürü arasındaki karşılıklı etkileşimleri yansıtır. Bu bileşenlerin harmanlanmasında en mükemmel uygulamaları Ideo ile Zappos’da görmüştük. Ideo’nun açık plan ofisindeki hareketli mobilyalar sayesinde çalışanlar işbirliği yapacakları insanların yanına kolaylıkla tekerleklerin üzerinde kayarak gidip gelebiliyordu. Zappos’da ise yöneticiler zamanlarının yüzde 20’lik kısmını sosyalleşmeye ve ekip kurmaya harcamaya teşvik ediliyorlardı. CEO Tony Hsieh’in, bu şirketin Las Vegas’taki çalışma mekanının tam ortasında, herkese orada bulunabileceğinin ve etkileşime açık olduğunun sinyalini verecek şekilde küçücük bir çalışma odası vardı.

Psikolog James Gibson tarafından geliştirilmiş “sağlayıcılar” kavramı, bir nesnenin veya ortamın kendi hedefiyle nasıl iletişim kurduğunu açıklar ve eylem olasılıkları sunar. Kapı kolları kavrama sağlar, kapılar girip çıkmaya yarar, yollar hareket kabiliyeti sağlar. Gibson, bir nesneye veya ortama baktığımızda, her ne kadar onun sunduğu işlevsellikleri tam olarak görmeyebilir veya yanlış yorumlayabilir olsak da ya da bilhassa gözden saklandıklarından ancak ortamdaki bir değişiklikle görünebilir hale gelinceye kadar onları göremesek de onun şekli veya rengi gibi özelliklerini fark etmeden önce sağladığı olanakları algıladığımızı ileri sürer.

Bizim araştırmamızın kapsamında iş alanları, müsaadeyi ya sağlarlar ya da sağlamazlar. Sağlama teorisi, bir nesnenin tasarımının, insanların onu kullanma şekillerini nasıl etkileyebildiğini anlamamıza yardımcı olur. Genel olarak bir nesne, ancak onun tasarımının kendi amacını belirttiği durumlarda, tasarlanmış kullanım amacına göre kullanılır. İtilmesi mi çekilmesi mi gerektiği anlaşılmayan garip şekilli kapılardan tutun da işlevlerine dair en ufak bir ipucunun bile olmadığı birbirinin aynısı tuşlarla dolu ama estetik anlamda bir hayli çekici kontrol panellerine kadar, sağladıkları faydayı karartan yığınla kötü tasarım örneği vardır.

Bu gibi durumlarda, insanların bir nesnenin işlevlerini ve nasıl kullanılacağını anlamaları için bilinçli düşünmeye ve bazen bir parça eğitime ihtiyaçları olur. Araştırmalar, nesnelerin ve iş alanlarının onları gerçekten kullananların algıladıkları şekliyle sağladıklarının, tasarımcılar veya yöneticiler tarafından ilk başta fark edilmeyebileceğini gösteriyor. Örneğin bilişsel bilim insanlarından Edwin Hutchins ile Don Norman, uçaktaki pilotlar ve yardımcı pilotlar tarafından kullanılan birbirine bağlı kumanda direksiyonlarının yerine birer kumanda kolu (joystick) koymanın etkilerini incelemişlerdi. Bu kumanda kolları, eski kumanda direksiyonlarındaki bütün işlevselliklere ve daha da fazlasına sahip olacak şekilde tasarlanmışlardı.

Ancak Hutchins ile Norman, tasarımcıların eski sistem tarafından sunulan çok önemli bir işlevi atladıklarını keşfetmişlerdi: Pilot, kumanda direksiyonunu çevirdiğinde yardımcı pilotun direksiyonu da aynı yönde çevriliyordu. Bu aslında planlanmış bir işlevsellik değildi, ancak arada gereksiz sohbete ve ekstra enstrümana mahal bırakmadan pilotun hareketleri yardımcı pilota aktarılıyordu ve pilotlar bu sisteme güveniyorlardı.

İster bir uçakta, ister bir iş alanında, isterse de başka bir yerde olsun, önemli sağlayıcıları dikkate almayan tasarımlardan istenmedik sonuçlar çıkabilir. Sanal ofislerin 7/24 bazında açık tutulması onların gayri resmi kullanılabileceğine müsaade edildiğinin sinyalini gönderir. Toplantı molalarında ve sonrasında video bağlantılarının açık bırakılması da benzer bir mesajın verilmesini sağlar.

Gayri resmi etkileşim için gerekli olan öğeleri anlamak işin daha başıdır. Onları aslında nasıl tasarlamalısınız? İşe, kendinizi onların kendi aralarındaki dengeye ayak uydurarak başlayabilirsiniz; bunlardan birine veya ikisine sahip olmak genellikle yeterli değildir ve üçünden herhangi birini aşırı abartmak veya küçümsemek de ters tepebilir.

Tasarımınıza öylesine bir esneklik katın ki çeşitli permütasyonları test edebilesiniz ve tasarımın etkilerini ölçebilesiniz. Bizim deneyimimize göre bunu yapan şirket sayısı çok az. Bu arada görünürde küçük değişikliklerin son derece büyük etkileri olabileceğini ve istenmedik sonuçlarla çok sık karşılaşılabileceğini de unutmayın.

New York Üniversitesi’nin Politeknik Enstitüsü’nde saygın öğretim üyesi Bojan Angelov’un yanı sıra ofislere kahve cihazları ile malzemeleri satan bir şirkete de danışmanlık hizmetleri sunmuştuk. Oradaki çalışmamız sırasında etkileşim alanlarına kıyasla kahve odalarının çok daha sohbet tetikleyici ortamlar olduklarını keşfetmiştik. Burada yakınlık bir sorun değildi; gözlemlediğimiz odalar çok iyi konumlandırılmışlardı. Onlar ne mahremiyet sağlayacak şekilde tasarlanmışlardı, ne de insanların oraya girip çıkmak için izin istemelerine gerek vardı. Çalışanlar sıklıkla sohbetlerine kahve odalarında başlıyor ve sonra konuşmalarını sürdürmek için daha özel bir alana geçiyorlardı. Ancak pek çok sohbet onlar daha bir sonraki aşamaya geçemeden dışarıdan yapılan müdahalelerle sona eriyordu. Daha özel bir yer bulma ihtiyacı ortaya çıktığı an yani geçiş anı bu etkileşimleri kırılgan bir hale getiriyordu.

Çalışanları mobil dünyadan uzaklaştırma tuzağına düşmeyin!

Kahve makinesinin başında birisine denk geldiğinizde, hava hakkında yorum yapmak çok doğaldır. Bu, ortak sızlanmaların veya iyi şansın paylaşılmasıyla ve sıklıkla çok daha temelli bir sohbete doğru kayarak, sosyal bağların güçlenmesini sağlar. Oysa sanal bir iş ortamında, birileriyle sırf hava durumunu konuşmak için çat kapı iletişim kurmak absürd kaçar. Burada tesadüfi etkileşimler çok daha azdır. Öyleyse bu gibi etkileşimleri daha doğal ve konforlu hissettirmek için nasıl bir müsaade yaratmalıyız?

Araştırdığımız şirketlerden biri bu soruna, bir yanlışlıktan istifade ederek çözüm bulmuştu. Londra’da yaşayan bir yönetici, insanları köşe başındaki barda vereceği veda partisine davet etmek için yanlış bir e-posta dağıtım listesi kullanmıştı. Aslında sadece yerel meslektaşlarından gelmelerini istiyordu ama onun yerine dünyanın dört yanındaki 25 ofisten herkesi davet etmişti.

Bu yüzden sadece bu etkinlik için Londra’ya uçakla gitmek konusunda dünyanın ücra köşelerindeki meslektaşlarından yığınla komik e-postalar yağmıştı. Ertesi gün bu şirketin liderleri, bu e-postalardan bazılarını arzu ettikleri gayri resmi ve birleşik kültürün örneği olarak göklere çıkararak şirketin haber bülteninde yayınladı. Verdikleri mesajla bu gibi çevrim içi alışverişlere sadece izin verilmediğinin, üstelik onların teşvik edildiğinin sinyalini gönderdiler.

Sanal ekip üyeleri, birbirlerini iş sınırları dışında da iyi tanırlarsa o zaman o ekip daha da güçlü olur. Sanal ekipleşmede oldukça başarılı bir şirket olan ve bunun farkına varan Nokia, sadece çalışanların kendi aralarında fotoğraflarını ve şahsi bilgilerini paylaşabilmeleri için sosyal paylaşım araçları ile diğer çevrim içi kaynaklar sunmuş ve 7/24 açık olan sanal “ofisler” kurmuştu. Bu gibi ofisleri her daim açık tutmak, onlara bu sistemi iş dışı etkileşimlerinde de kullanabilecekleri müsaadesini vermektir.

Fontainebleau ve Singapur’daki bağlantılı sınıflarımızda olduğu gibi, sanal bir toplantıdan önce video bağlantısını açmak ve verilen aralar boyunca ve sonrasında da onu açık tutmakla da benzer bir mesaj gönderilebilir.

Açık bağlantılar ile coğrafi anlamda uzak grupların kendilerini gayri resmi bir alanı paylaşıyor hissetmeleri sağlanabilir ve gerçek dünyadaki ortak alanlarda yaşanan tesadüfi etkileşimlere burada da müsaade edildiği duygusu yaratılabilir.

**********

Araştırmalarımızdan bir diğeri ise tasarım değişikliklerinin öngörülemez etkileri ile onların etkilerinin izlenmesinin önemini gün ışığına çıkarmıştı. Bir üniversitenin psikoloji laboratuvarındaki araştırmacıların bir kahve takımları vardı ve her öğleden sonraları kahveyi satın alma ve yapma sırası birine geliyordu.

Meslektaşları tarafından görevlendirilmiş bu kişi mutfağa giderken ofislere uğruyor ve diğerlerine 5-10 dakika sonra kahvenin hazır olacağını söylüyordu. 10 dakika sonra herkes mutfakta toplanıyor ve kahvelerini yudumlarken gerek kişisel olaylar gerekse de araştırma projeleri hakkında sohbet ediyordu. Bu laboratuvarın başkanı, kahve molalarının işbirliği kurulması bakımından ne kadar önemli olduğunun farkına varmıştı.

Derhal onu daha da teşvik etmek için eski kahve takımının yerine üstün kaliteli çeşit çeşit sıcak içecek hazırlayabilen ama tek kişilik servis yapabilen yeni bir makine almıştı. Bu sayede insanların mutfağa daha sık gidebileceklerini düşünmüştü. Oysa artık kahveye ücretsiz ve zahmetsiz erişilebildiği için insanlar farklı zamanlarda mutfağa uğramaya ve kahvelerini aldıktan sonra da doğru kendi odalarına gitmeye başladı. Gayri resmi öğleden sonrası toplantıları artık yapılmıyordu. Bu laboratuvar direktörü, yığınla müsaade ve mahremiyet sunmuştu (çalışanlar istedikleri takdirde kendi ofislerine çekilebiliyorlardı) ve yakınlaşmanın artırılarak iletişimin canlandırılacağını varsaymakta haklıydı.

Maalesef ki o istemeden de olsa yakınlaşmayı azaltarak üç öğenin arasındaki dengeyi bozmuş ve rastgele etkileşimin yok olmasına neden olmuştu. Her ne kadar çalışanlarının her öğleden sonrasını kahve odalarında aylaklık yaparak geçirmesini isteyecek yönetici sayısı çok azsa da onlardan hiçbiri çalışanlarının doğaçlama sohbetlerini kısa kesmelerini istemez.

İnsanların etkileşimlerini, hafif bir sohbetten çok daha özlü bir şeylere dönüştürebilmeleri için zamana ihtiyaçları vardır. Biz genellikle bu sohbetlerin kahve makinelerinin başında başladığını, sonra çalışma odalarında veya modern işyerlerinin “arizi duvar aralıkları” olan oda kapılarında devam ettiğinigözlemledik. Kahve odaları ve diğer gayri resmi alanlar için tasarımda tek dikkate alınması gereken sıklıkla yakınlık oluyordu. Ancak aynı zamanda mahremiyet (mesela gerçek duvar aralıkları yaratarak) ile uygun bir müsaade sistemi kurmadığınız takdirde, muhtemelen çok az meyve veren geçici etkileşimleri tetikleyen bir alanla yetinmek zorunda kalırsınız.

Son olarak da müsaadenin çok farklı şekillere bürünebileceğini unutmamak çok önemli. Yöneticilerin kendi rol modellerinin yanı sıra çalışanların davranışlarına olan tepkilerinin de sadece müsaade ifadelerinden çok daha büyük bir etkisi olabilir.

Donna Sinnery & Susan M. Heathfield


Paylaş.

About Author

Marmara Üniversitesi Arşivcilik Bölümünü dereceyle bitirdi, Koray Holding’te iş yaşamına İnsan Kaynakları alanında başladı, 3.5 yıl burada çalıştıktan sonra, Turkcell İnsan Kaynakları Ekibinde öncelikle 3 yıl Turkcell Akademi’nin kuruluş çalışmalarında bulundu, daha sonra İşealım Ekibine geçti, 4 yıl burada görev yaptıktan sonra Organizasyonel Gelişim ve Değişim Ekibinde 1 yıl çalıştı ve Turkcell’den ayrılarak Nortel Networks İnsan Kaynakları Müdürü olarak, Vodafone Türkiye İşeAlım Müdürü olarak çalıştı. Halen Türkiye’nin ilk ve tek bağımsız otomotiv dizayn şirketi olan Hexagon Studio’da IK ve İdari İşler Müdürü olarak çalışmaktadır. PERYÖN (Personel Yönetimi Derneği) üyesidir. İngilizce, Osmanlıca, Farsça bilmektedir. Çalışmanın dışında kalan zamanlarında kitap okumak ve spor yapmak en çok vakit harcadığı alanlardır.

Comments are closed.